Externer Dienstleister oder eigenes Labor?

Kurz erklärt

Prüfmittel können im eigenen Haus kalibriert werden oder bei einem externen Labor. Die eigene Kalibrierung lohnt sich bei vielen gleichartigen, einfachen Geräten, wenn die Normale und das Wissen vorhanden sind. Der externe Dienstleister lohnt sich bei Normalen, bei hohen Genauigkeitsanforderungen und bei allem, was selten vorkommt. Die meisten Betriebe fahren eine Mischung.

Warum ist das wichtig?

Die Entscheidung bestimmt Kosten, Ausfallzeiten und Audit-Aufwand gleichermaßen. Wer alles außer Haus gibt, zahlt je Gerät und wartet Wochen. Wer alles selbst macht, muss Normale, Verfahren, Schulung und Messunsicherheit selbst nachweisen. Das Audit prüft die eigene Kalibrierung genauso streng wie die eines Dienstleisters, nur dass der Betrieb dann selbst in der Verantwortung steht.

Im Detail

Was für die eigene Kalibrierung spricht

Stückzahl. Als Faustregel rechnet sich ein eigenes Normal ab etwa 30 bis 50 gleichartigen Geräten. Ein Satz Endmaße kalibriert hundert Messschieber, ein Drehmomentprüfgerät alle Drehmomentschlüssel des Betriebs.
Verfügbarkeit. Das Gerät ist nach einer Stunde wieder im Einsatz, nicht nach drei Wochen.
Kontrolle. Wer selbst kalibriert, sieht die Drift seiner Geräte und erkennt Probleme früh.
Zwischenprüfungen. Eine monatliche Kontrollmessung ist nur intern praktikabel.

Was für den externen Dienstleister spricht

Normale. Das Bezugsnormal des eigenen Labors muss extern kalibriert werden, sonst ist die Kette unterbrochen. Je höher in der Kette, desto eher extern.
Genauigkeit. Was ein eigenes Normal nicht hergibt, muss nach außen. Ein 6½-stelliges Multimeter kalibriert niemand mit einem Handkalibrator.
Seltene Messgrößen. Für ein einzelnes Druckmessgerät lohnt sich keine Druckwaage.
Akkreditierte Nachweise. Verlangt ein Kunde oder eine Behörde einen DAkkS-Schein, geht der Weg über ein akkreditiertes Labor, es sei denn, das eigene Labor ist selbst akkreditiert.
Personal. Kalibrieren ist Arbeit, die jemand können und regelmäßig tun muss.

Was die eigene Kalibrierung voraussetzt

Wer selbst kalibriert, braucht mehr als ein Normal:

Rückgeführte Normale mit gültigem Schein und deutlich kleinerer Unsicherheit als die Prüflinge.
Ein dokumentiertes Verfahren. Welche Punkte, welche Bedingungen, welche Toleranz, wie bewertet wird. Für viele Messmittel gibt es Vorlagen, etwa die Richtlinienreihe VDI/VDE/DGQ 2618 mit Prüfanweisungen zur Prüfmittelüberwachung. Der DKD gibt zusätzlich eigene Richtlinien (DKD-R) heraus.
Umgebungsbedingungen. Temperatur und Feuchte müssen bekannt sein und im Verfahren liegen. Längenmessmittel beziehen sich auf die Bezugstemperatur 20 °C nach ISO 1; wer davon abweicht, muss korrigieren.
Geschultes Personal. Wer kalibriert, muss das Verfahren beherrschen und die Ergebnisse bewerten können.
Messunsicherheit. Auch für eine Werkskalibrierung sollte die Unsicherheit bekannt sein, sonst ist die Konformitätsaussage nicht belastbar.
Aufzeichnungen. Jede Kalibrierung mit Messwerten, Normal, Prüfer und Datum, auffindbar am Gerät.

Den Dienstleister auswählen

Nicht jedes Labor passt zu jedem Gerät. Fragen vor der Beauftragung:

Ist das Labor für diese Messgröße akkreditiert, und reicht sein Messbereich?
Wie groß ist die angegebene Unsicherheit im Verhältnis zur Toleranz des Geräts?
Liefert der Schein Messwerte je Punkt oder nur „bestanden“?
Wird „as found“ und „as left“ ausgewiesen, wenn justiert wird?
Wie lang ist die Durchlaufzeit, gibt es einen Vor-Ort-Service?
Kommt der Schein als PDF, als DCC, oder beides?

Kosten vergleichen

Der Preis pro Schein ist nur ein Teil. Dazu kommen Versand, Ausfallzeit, Verwaltung und bei der eigenen Kalibrierung: Normale, deren Kalibrierung, Arbeitszeit, Schulung und Raum. Eine ehrliche Rechnung pro Gerät und Jahr zeigt oft, dass einfache Messmittel intern deutlich günstiger sind und anspruchsvolle Geräte extern.

Praxisbeispiel

Eine Fertigung mit 400 Prüfmitteln gibt bisher alles an einen Dienstleister: 220 Messschieber und Messschrauben, 60 Drehmomentschlüssel, 80 Thermometer, 30 Multimeter und 10 Spezialgeräte. Dazu kommen die Ausfallzeiten, solange die Geräte unterwegs sind.

Nach der Analyse werden Längenmessmittel und Drehmomentschlüssel intern kalibriert, zusammen 280 Geräte. Dafür werden ein Endmaßsatz, ein Drehmomentprüfgerät und ein Schulungstag angeschafft, die Normale gehen jährlich zum DAkkS-Labor. Multimeter, Thermometer und Spezialgeräte bleiben extern.

Ergebnis im zweiten Jahr: Die externen Kosten sinken auf rund 40 Prozent des Vorjahres. Dagegen stehen die Kalibrierung der eigenen Normale und die Arbeitszeit: Bei 15 bis 20 Minuten je Gerät sind das 70 bis 90 Stunden im Jahr. Die Ausfallzeit für die 280 Geräte liegt nahe null. Der Auditor prüft die interne Kalibrierung genau: Verfahren, Normale, Unsicherheit, Schulungsnachweis. Alles liegt vor.

So unterstützt calServer

Intern und extern in derselben Liste. Jede Kalibrierung trägt das Feld „Kalibrierstelle“ (intern oder extern). Dashboard und Fälligkeiten unterscheiden nicht zwischen beiden, die Auswertung schon.
Eigene Kalibrierung mit Verfahren. Für intern kalibrierte Geräte werden Prüfpläne mit Messpunkten und Toleranzen angelegt, einmal je Gerätetyp. Messwerte, Unsicherheit und Bewertung entstehen am Gerät, der Schein aus derselben Tabelle.
Normale mit Gültigkeitsprüfung. Die eigenen Normale sind Prüfmittel mit Intervall. calServer prüft vor jedem Prüflauf, ob sie am Kalibriertag gültig sind. Ein abgelaufenes Normal lässt sich nur mit Begründung trotzdem verwenden, und die Begründung bleibt dokumentiert.
Externe Scheine einlesen. Ab Professional werden PDF- und DCC-Scheine der Dienstleister eingelesen, dem Gerät zugeordnet und nach Prüfung übernommen. Jedes übernommene Feld zeigt seine Herkunft.
Externe Aufträge verfolgen. Welche Geräte gerade beim Dienstleister sind, zeigt der Status „In Kalibrierung“.
Kosten am Gerät. Kalibrierkosten und, ab Professional, Reparaturen werden am Gerät erfasst und lassen sich pro Gerät, Kategorie oder Jahr auswerten. Wer MET/TEAM anbindet (Edition Expert), sieht dort erfasste Arbeitszeit als Summe je Kalibrierung.

calServer Inventarliste mit Kunde, Prüfmittelnummer, Hersteller und Kategorie je Prüfmittel

Kalibrierung und Prüfmittelverwaltung gehören ab Basis zum Grundumfang, das Einlesen externer Scheine ab Professional. Kalibrierung in calServer, Kalibrierschein-Import oder Demo anfragen.

Häufige Fragen

Darf ein Betrieb ohne Akkreditierung selbst kalibrieren? Ja. Die Werkskalibrierung im eigenen Haus ist für die ISO 9001 zulässig, solange die Normale rückgeführt sind und das Verfahren dokumentiert ist. Akkreditierte Scheine braucht nur, wer sie gegenüber Kunden oder Behörden vorweisen muss.

Kann ich meine Normale selbst kalibrieren? Teilweise. Gebrauchsnormale dürfen intern gegen das eigene, rückgeführte Bezugsnormal kalibriert werden. Das Bezugsnormal selbst wird immer gegen ein genaueres Normal kalibriert und geht deshalb nach außen.

Wie finde ich ein passendes Labor? Über die Datenbank der DAkkS nach Messgröße und Region suchen, dann Angebote mit Unsicherheit, Durchlaufzeit und Scheinformat vergleichen.

Lohnt sich ein Vor-Ort-Service? Für große Anlagen, Waagen und alles, was nicht transportiert werden kann, ja. Für Handmessmittel meist nicht, weil die Umgebungsbedingungen vor Ort schlechter sind als im Labor.