Kennzeichnung von Prüfmitteln: Etikett, Status, Barcode
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Kurz erklärt
Jedes Prüfmittel braucht eine Kennzeichnung am Gerät selbst: eine eindeutige Nummer und einen Hinweis auf den Kalibrierstatus. Wer das Gerät in die Hand nimmt, muss ohne Nachschlagen erkennen können, ob er damit messen darf. Das Etikett ist die Brücke zwischen dem Gerät auf dem Tisch und dem Datensatz im Verzeichnis.
Warum ist das wichtig?
Die ISO 9001 verlangt in Abschnitt 7.1.5.2 b), dass Messmittel gekennzeichnet sind, damit ihr Status erkennbar ist. Die ISO/IEC 17025 fordert dasselbe für Laborgeräte (Abschnitt 6.4.8). Hinter der Forderung steht ein einfacher Gedanke: Ein überfälliges Gerät ohne Kennzeichnung sieht genauso aus wie ein gültiges. Nur das Etikett verhindert, dass es weiter benutzt wird.
Im Audit wird die Kennzeichnung direkt geprüft. Der Auditor nimmt ein Gerät vom Arbeitsplatz, liest die Nummer ab und fragt nach dem Eintrag im Verzeichnis. Fehlt das Etikett oder passt die Nummer nicht, ist das eine Abweichung.
Im Detail
Was auf das Etikett gehört
Mindestens:
- Prüfmittelnummer. Die eindeutige Nummer aus dem Verzeichnis.
- Kalibrierstatus. Entweder das Datum der nächsten Fälligkeit („kalibriert bis 03/2027“) oder ein Verweis auf das System („Status siehe Verzeichnis“).
Häufig ergänzt:
- Datum der letzten Kalibrierung
- Kürzel des Prüfers
- Barcode oder QR-Code mit der Prüfmittelnummer
- Einschränkungen („nur Messbereich bis 100 V“, „nur zur Orientierung“)
Was nicht aufs Etikett gehört: alles, was sich oft ändert. Der Standort, der aktuelle Benutzer oder die Kostenstelle stehen im Verzeichnis, nicht am Gerät.
Statusetiketten
Viele Betriebe arbeiten mit Farben oder festen Begriffen:
| Status | Bedeutung | Typische Kennzeichnung |
|---|---|---|
| Kalibriert | Gerät darf verwendet werden | grünes Etikett mit Fälligkeitsdatum |
| Eingeschränkt | Nur für bestimmte Bereiche oder Messgrößen | gelbes Etikett mit Hinweis |
| Gesperrt | Nicht verwenden, Ergebnis außerhalb Toleranz oder überfällig | rotes Etikett, oft zusätzlich physisch abgesondert |
| Ohne Kalibrierpflicht | Nur zur Orientierung, keine dokumentierten Messungen | blaues oder graues Etikett |
Welche Farben verwendet werden, ist Sache des Betriebs. Wichtig ist, dass die Bedeutung dokumentiert ist und alle Mitarbeiter sie kennen.
Barcode, QR-Code, Data Matrix
Ein maschinenlesbarer Code auf dem Etikett erspart das Abtippen und verhindert Verwechslungen. Üblich sind:
- Code 128. Klassischer Strichcode, gut lesbar, braucht Platz in der Breite.
- Data Matrix. Zweidimensional, sehr klein, auch auf Kleingeräten und Steckern unterzubringen. In der Industrie weit verbreitet.
- QR-Code. Zweidimensional, kann neben der Nummer auch einen Link enthalten, etwa zu einer Geräteseite. Mit jedem Smartphone lesbar.
Der Code enthält in der Regel nur die Prüfmittelnummer. Alles Weitere holt die Software aus dem Verzeichnis. So bleibt das Etikett gültig, auch wenn sich Daten ändern.
Material und Anbringung
Ein Etikett, das nach drei Monaten abfällt oder unleserlich wird, ist keine Kennzeichnung. Für Werkstatt und Labor haben sich Polyester-Etiketten mit Laminat bewährt, in Werkstätten mit Ölen und Lösemitteln zusätzlich chemikalienfest. Für sehr kleine Geräte helfen Anhänger oder Kabelfahnen.
Angebracht wird das Etikett dort, wo es im Gebrauch nicht stört und nicht abgedeckt wird. Bei Geräten, auf die kein Etikett passt, etwa Endmaße oder Messeinsätze, wird die Verpackung gekennzeichnet und das Gerät selbst graviert oder geätzt.
Kalibriersiegel
Zusätzlich zum Etikett setzen viele Labore ein Siegel über Gehäuseschrauben oder Justierzugänge. Die ISO/IEC 17025 verlangt in Abschnitt 6.4.12, Geräte vor Justierungen zu schützen, die das Ergebnis ungültig machen würden. Ein gebrochenes Siegel zeigt, dass jemand das Gerät geöffnet oder justiert haben kann. Die Kalibrierung ist dann nicht mehr gesichert, das Gerät muss geprüft werden.
Praxisbeispiel
Ein allgemeines Beispiel, unabhängig von einer bestimmten Software: Eine Fertigung mit 300 Prüfmitteln führt Etiketten mit Data-Matrix-Code ein. Jeder Werker hat einen Scanner am Platz. Vor einer dokumentierten Messung scannt er das Gerät; das Fertigungssystem zeigt grün, wenn es gültig ist, und blockiert die Eingabe, wenn nicht.
Nach einem Jahr zeigt die Auswertung: Vorher wurden im Schnitt vier überfällige Geräte pro Monat in der Fertigung gefunden. Jetzt sind es null, weil ein überfälliges Gerät gar nicht erst in eine Messung kommt. Der Auditor sieht die Scan-Historie und braucht für die Kennzeichnung weniger Stichproben.
So unterstützt calServer
- Etiketten nach eigener Vorlage. Etiketten werden wie Kalibrierscheine aus dem Berichtswesen erzeugt, mit den Feldern des Geräts: Prüfmittelnummer, Fälligkeit, Prüfer, Status. Layout und Größe legen Sie selbst fest, auch der Stapeldruck für viele Geräte ist möglich.
- Barcode-Typ wählbar. Data Matrix (Standard), QR-Code, Code 128 und weitere Typen stehen in den Grundeinstellungen zur Wahl. Welches Feld codiert wird, ab Werk die Prüfmittelnummer, legen Sie fest.
- Status am Gerät gepflegt. Aktiv, in Kalibrierung, gesperrt, ausgesondert: Der Status steht am Datensatz. Über Statusregeln kann er sich bei Fälligkeit automatisch ändern. Das Etikett verweist auf diesen Status.
- Kalibriersiegel als Feld. Ob ein Gerät ein Siegel trägt, lässt sich als Feld am Gerät einblenden und dort hinterlegen.
- QR-Seite ohne Konto. Ist die öffentliche QR-Seite eingeschaltet (QR-Link und ein öffentlicher Benutzer eingerichtet), öffnet der QR-Code am Gerät eine Geräteseite mit Status, ohne Anmeldung.
- Scan in der Schnellsuche. Ein gescannter Code öffnet das Gerät direkt, ohne Tippen.
Etiketten, Barcode und Schnellsuche gehören ab Basis zum Grundumfang. Für die Anzeige von Kalibrierstatus und Geräteliste im internen Bereich gibt es ab Professional das Showcase-Portal; externe Kunden erreichen ihre Geräte und Scheine über eCalserver. Berichtswesen in calServer, Showcase-Portal oder Demo anfragen.
Häufige Fragen
Muss das Fälligkeitsdatum auf dem Etikett stehen? Nein. Die Norm verlangt, dass der Status erkennbar ist. Ein Verweis auf das Verzeichnis oder ein Scan reicht, wenn jeder Mitarbeiter darauf zugreifen kann. Ein Datum auf dem Etikett ist einfacher zu prüfen, muss aber nach jeder Kalibrierung erneuert werden.
Was mache ich mit Geräten, auf die kein Etikett passt? Verpackung oder Aufbewahrungsbox kennzeichnen, das Gerät gravieren oder mit einer Nummer versehen. Im Verzeichnis dokumentieren, wo die Kennzeichnung angebracht ist.
Darf ich ein überfälliges Gerät noch benutzen? Nicht für dokumentierte Messungen. Entweder sperren und kalibrieren lassen oder die Messung mit einem gültigen Gerät wiederholen. Wird es trotzdem benutzt, muss die Messung in der Rückwirkungsanalyse bewertet werden.
Ist ein Siegel Pflicht? Nein, aber bei Geräten mit Justierzugang sinnvoll. Ein unversehrtes Siegel belegt, dass seit der Kalibrierung niemand über den Justierzugang eingegriffen hat.