Prüfmittel erfassen und inventarisieren
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Kurz erklärt
Ein Prüfmittelverzeichnis ist die Liste aller Messgeräte, deren Ergebnisse im Betrieb zählen. Für jedes Gerät steht darin, was es ist, wo es ist, wer es nutzt, wann es zuletzt kalibriert wurde und wann es wieder fällig ist. Ohne diese Liste gibt es kein Prüfmittelmanagement, nur Geräte, die irgendwo herumliegen.
Warum ist das wichtig?
Die erste Frage in jedem Audit lautet: Zeigen Sie mir Ihr Prüfmittelverzeichnis. Die zweite: Zeigen Sie mir dieses Gerät aus der Liste. Wer dann suchen muss, hat ein Problem.
Im Alltag ist die Liste das Werkzeug, mit dem Fristen überwacht, Geräte gefunden und Kosten zugeordnet werden. Eine schlecht gepflegte Liste führt zu doppelten Kalibrierungen, vergessenen Geräten und Scheinen, die niemand zuordnen kann.
Im Detail
Welche Geräte gehören hinein?
Nicht jedes Messgerät ist ein Prüfmittel. In das Verzeichnis gehört, was Messergebnisse liefert, auf die eine Entscheidung gestützt wird: Freigabe eines Produkts, Nachweis gegenüber einem Kunden, Sicherheit von Personen. Beispiele:
- Messschieber in der Endkontrolle: ja.
- Derselbe Messschieber in der Werkzeugausgabe zum groben Abschätzen: eher nein, dann aber gekennzeichnet als „nicht kalibriert, nur zur Orientierung“.
- Drehmomentschlüssel in der Montage: ja.
- Thermometer im Pausenraum: nein.
Auch Normale und Referenzgeräte gehören ins Verzeichnis, mit eigener Kennzeichnung.
Die Pflichtfelder
Für jedes Prüfmittel sollten mindestens folgende Angaben vorliegen:
| Feld | Warum |
|---|---|
| Eindeutige Prüfmittelnummer | Verknüpft Gerät, Schein und Kennzeichnung. Darf nie doppelt vergeben werden. |
| Bezeichnung, Hersteller, Typ | Was es ist. |
| Seriennummer | Eindeutige Zuordnung des Kalibrierscheins zum Gerät. |
| Messgröße und Messbereich | Wofür es eingesetzt werden darf. |
| Toleranz oder Genauigkeitsklasse | Die Grenze, gegen die bewertet wird. |
| Kalibrierintervall | Wie oft es geprüft wird. |
| Standort und Verantwortlicher | Wo es ist und wer es im Blick hat. |
| Letzte Kalibrierung, nächste Fälligkeit | Die Fristen. |
| Status | Aktiv, gesperrt, in Kalibrierung, ausgesondert. |
Dazu kommen je nach Betrieb Kostenstelle, Anschaffungsdatum, Lieferant, Kaufpreis und die Zuordnung zu Prüfkoffern oder Sets.
Nummernsysteme
Die Prüfmittelnummer sollte kurz, eindeutig und dauerhaft sein. Bewährt haben sich fortlaufende Nummern mit einem Präfix je Standort oder Messgröße, etwa „PM-0423“ oder „TEM-017“. Sprechende Nummern, die Hersteller oder Abteilung codieren, klingen praktisch, brechen aber bei jeder Umorganisation. Die Nummer bleibt am Gerät, auch wenn es die Abteilung wechselt.
Seriennummer und Prüfmittelnummer sind zwei verschiedene Dinge. Die Seriennummer vergibt der Hersteller, die Prüfmittelnummer der Betrieb. Wird ein Gerät durch ein Austauschgerät ersetzt, bekommt das neue Gerät eine eigene Prüfmittelnummer und einen Verweis „ersetzt Nr. …“. So bleiben die Historien beider Geräte getrennt, und die ISO 9001 fordert genau diese eindeutige Identifizierung (Abschnitt 7.1.5.2 b).
Sets, Koffer und Zubehör
Ein Prüfkoffer mit zehn Komponenten ist ein Sonderfall. Er wird als Einheit ausgeliehen und bewegt, aber jede Komponente hat ihr eigenes Intervall und ihren eigenen Schein. Das Verzeichnis sollte beides abbilden: den Koffer als Container und jede Komponente als eigenes Prüfmittel mit Verweis auf den Koffer.
Von Excel zur Datenbank
Viele Betriebe starten mit einer Excel-Liste. Als Faustregel funktioniert das bis etwa 100 Geräte. Danach entstehen die typischen Probleme: mehrere Versionen der Datei, Formeln, die niemand mehr versteht, keine Historie, und niemand weiß, wer wann was geändert hat. Der Umstieg auf eine Datenbank lohnt sich, sobald mehr als eine Person pflegt oder ein Audit die Änderungshistorie sehen will.
Praxisbeispiel
Ein Instandhaltungsteam mit 15 Mitarbeitern hat über die Jahre 240 Messgeräte angesammelt. Beim Aufbau des Verzeichnisses stellt sich heraus: 40 davon sind Doppelungen, ausgemusterte oder verschwundene Geräte. 60 werden nie für dokumentierte Messungen verwendet und bekommen den Aufkleber „nur zur Orientierung“. Übrig bleiben 140 Prüfmittel. In diesem Beispiel sinken allein durch die Bereinigung die jährlichen Kalibrierkosten deutlich, und das Audit im Folgejahr ist schneller erledigt, weil jedes Gerät auf Anhieb gefunden wird.
So unterstützt calServer
- Inventar mit eigenen Feldern. Prüfmittelnummer, Seriennummer, Bezeichnung, Hersteller, Modell, Kategorie, Standort, Einsatzort, Benutzer, Kostenstelle, Toleranz, Intervall und beliebige eigene Felder. Welche Spalten eine Ansicht zeigt, lässt sich je Ansicht festlegen.
- Doppelte Nummern ausgeschlossen. calServer verhindert doppelte Prüfmittelnummern, wenn die Einstellung aktiv ist.
- Kategorien je Messgröße. Ein Kategoriebaum ordnet Geräte nach Messgröße und Typ, etwa Elektrische Messgrößen → Multimeter, Temperatur → Berührungsthermometer. Normale haben eigene Kategorien.
- Sets und Container. Ein Prüfkoffer wird als Container angelegt, Komponenten werden als Zubehör zugeordnet. Der Koffer wird als Einheit verliehen, jede Komponente behält ihre eigene Kalibrierhistorie.
- Status und Fälligkeit am Gerät. Letzte Kalibrierung, nächste Fälligkeit und Status stehen am Datensatz. Über Statusregeln kann sich der Status bei Fälligkeit automatisch ändern.
- Excel-Import und -Export. Bestehende Listen werden mit Feldzuordnung eingelesen, jede Ansicht lässt sich nach Excel exportieren.
- Audit-Log ab Werk. Jede Änderung mit Person, Zeitpunkt, altem und neuem Wert, ohne Einrichtung.
Das Inventar gehört ab Basis zum Grundumfang. Inventar in calServer oder Demo mit eigenen Prüfmitteln anfragen.
Häufige Fragen
Muss jedes Gerät eine Seriennummer haben? Nein, aber jedes Gerät braucht eine eindeutige Prüfmittelnummer. Geräte ohne Seriennummer, etwa Endmaßsätze oder einfache Lehren, werden über die Prüfmittelnummer identifiziert.
Was mache ich mit Geräten, die „nur zur Orientierung“ dienen? Entweder gar nicht ins Verzeichnis aufnehmen oder mit dem Status „ohne Kalibrierpflicht“ führen. Wichtig ist die Kennzeichnung am Gerät, damit niemand damit eine dokumentierte Messung macht.
Wie oft sollte das Verzeichnis überprüft werden? Mindestens jährlich vor dem Audit: Gibt es alle Geräte noch? Stimmen Standorte? Sind alle Scheine zugeordnet? Mit einer Software, in der jede Kalibrierung sofort am Gerät landet, reduziert sich das auf eine Sichtprüfung.
Gehören Software-Tools wie Messprogramme ins Verzeichnis? Wenn ihre Ergebnisse in Entscheidungen eingehen, ja. Statt Kalibrierung steht dann Validierung, mit Versionsnummer und Datum. Die ISO 9001 verlangt geeignete Ressourcen für Überwachung und Messung (Abschnitt 7.1.5.1), die ISO/IEC 17025 verlangt die Validierung von Software ausdrücklich (Abschnitt 7.11).