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Der Stapel PDFs vom Dienstleister tippt sich nicht von selbst ab.
Doch, jetzt schon. calServer liest Kalibrierscheine externer Labore ein, erkennt die Angaben, gleicht sie gegen Ihren Bestand ab und legt nach Ihrer Freigabe die Kalibrierung an.
- Gerät, Seriennummer, Scheinnummer, Datum und Ergebnis werden gelesen
- Abgleich gegen den eigenen Bestand mit Befundliste
- Nichts wird ohne Prüfung übernommen
- Der Schein landet als Zertifikat im DMS
Ausgangslage
Das Problem hat jeder, der extern kalibrieren lässt.
Zwanzig Scheine, zwanzig Mal dieselbe Handarbeit.
Die Geräte gehen raus, Wochen später kommt ein Stapel PDFs zurück. Jemand öffnet einen Schein nach dem anderen und tippt Scheinnummer, Kalibrierdatum und Ergebnis ab.
Das kostet nicht nur Zeit. Es produziert Zahlendreher, und solange der Stapel liegen bleibt, ist die Fälligkeitsplanung im System veraltet. Genau die Planung also, wegen der man die Software eingeführt hat.
Ablauf
Fünf Schritte, einer davon Ihrer
Vier Schritte laufen automatisch. Der vorletzte gehört einem Menschen, und das ist Absicht.
Einlesen
Schritt 1
PDF-Scheine hochladen, auch stapelweise. Jeder Schein bekommt einen eigenen Eintrag mit Status, nichts wird sofort in den Bestand geschrieben.
Erkennen
Schritt 2
Der Text wird aus dem PDF geholt, die KI strukturiert ihn: Gerät, Seriennummer, Scheinnummer, Kalibrierdatum, Ergebnis.
Abgleichen
Schritt 3
Nicht die KI entscheidet, ob es passt, sondern nachvollziehbarer Programmcode: Gibt es das Gerät, stimmt die Seriennummer, ist das Datum plausibel?
Prüfen
Schritt 4
Sie sehen eine Befundliste je Schein: was erkannt wurde, was zugeordnet werden konnte und wo es hakt. Hier korrigieren Sie, was zu korrigieren ist.
Übernehmen
Schritt 5
Aus dem freigegebenen Schein entsteht die Kalibrierung, das PDF wird als Zertifikat im DMS abgelegt, und der Weg dorthin bleibt nachvollziehbar.
Marker-Modus
Der Teil, der den Unterschied macht: Es lernt Ihre Scheinvorlagen
Weil derselbe Dienstleister immer dieselbe Vorlage schickt
Was heute geht und was noch nicht
Der Import ist in der ersten Ausbaustufe produktiv. Das heißt konkret:
Da: Hochladen einzeln und stapelweise, Texterkennung, KI-Auswertung, deterministischer Abgleich mit Befundliste, Review-Oberfläche, Übernahme mit Kalibrierung und Zertifikat im DMS, Marker-Modus und Variantenlernen, sowie das erneute Verarbeiten von Scheinen, die beim ersten Versuch gescheitert sind.
Noch nicht da: Ein überwachter Eingangsordner, in den ein Scanner direkt ablegt, ist in Arbeit; heute läuft der Weg über den Upload. Und passwortgeschützte PDFs lassen sich noch nicht nachträglich entsperren, sie werden als solche gekennzeichnet.
Wie bei allen KI-Funktionen in calServer gilt: Sie ist ab Werk ausgeschaltet, sie ändert nichts von selbst, und sie läuft auf Wunsch gegen ein Modell in Ihrem eigenen Netz, sodass die Scheine Ihrer Kunden das Haus nicht verlassen.
Ohne Vorbereitung Ihrerseits
Bringen Sie fünf Ihrer Scheine mit
In der Demo lesen wir sie gemeinsam ein. Dann sehen Sie an Ihren eigenen Vorlagen, was erkannt wird und was einmal gezeigt werden muss.