Einmal zeigen statt hundertmal tippen
Was nicht erkannt wurde, markieren Sie einmal im Scheintext. Ab dem nächsten Schein derselben Vorlage sitzt der Wert.
Neu
Kalibrierscheine externer Labore einlesen statt abtippen.
calServer liest Kalibrierscheine externer Labore ein, erkennt die Angaben, gleicht sie gegen Ihren Bestand ab und legt nach Ihrer Freigabe die Kalibrierung an.
- Gerät, Seriennummer, Scheinnummer, Datum und Ergebnis werden gelesen
- Abgleich gegen den eigenen Bestand mit Befundliste
- Nichts wird ohne Prüfung übernommen
- Der Kalibrierschein landet im DMS
Ausgangslage
Das Problem hat jeder, der extern kalibrieren lässt.
Zwanzig Scheine, zwanzig Mal dieselbe Handarbeit.
Die Geräte gehen raus, Wochen später kommt ein Stapel PDFs zurück. Jemand öffnet einen Schein nach dem anderen und tippt Scheinnummer, Kalibrierdatum und Ergebnis ab.
Das kostet nicht nur Zeit. Es produziert Zahlendreher, und solange der Stapel liegen bleibt, ist die Fälligkeitsplanung im System veraltet. Genau die Planung also, wegen der man die Software eingeführt hat.
Ablauf
Fünf Schritte, einer davon Ihrer
Vier Schritte laufen automatisch. Der vorletzte gehört einem Menschen, und das ist Absicht.
Einlesen
Schritt 1
PDF-Scheine hochladen, auch stapelweise. Jeder Schein bekommt einen eigenen Eintrag mit Status, nichts wird sofort in den Bestand geschrieben.
Erkennen
Schritt 2
Der Text wird aus dem PDF geholt, die KI strukturiert ihn: Gerät, Seriennummer, Scheinnummer, Kalibrierdatum, Ergebnis.
Abgleichen
Schritt 3
Nicht die KI entscheidet, ob es passt, sondern nachvollziehbarer Programmcode: Gibt es das Gerät, stimmt die Seriennummer, ist das Datum plausibel?
Prüfen
Schritt 4
Sie sehen eine Befundliste je Schein: was erkannt wurde, was zugeordnet werden konnte und wo es hakt. Hier korrigieren Sie, was zu korrigieren ist.
Übernehmen
Schritt 5
Aus dem freigegebenen Schein entsteht die Kalibrierung, das PDF wird als Kalibrierschein im DMS abgelegt, und der Weg dorthin bleibt nachvollziehbar.
Vorlagen lernen
Es lernt Ihre Scheinvorlagen
Weil derselbe Dienstleister immer dieselbe Vorlage schickt
Eine reine Texterkennung liest jeden Schein von vorn. Steht die Scheinnummer bei einem Labor unter „Bericht Nr.“, rät sie daneben, und beim nächsten Schein desselben Labors wieder. calServer merkt sich deshalb je Scheinvariante, wo welcher Wert steht: Ein Prüfer zeigt es einmal, danach wird jeder weitere Schein dieser Vorlage an derselben Stelle gelesen.
Eine Regel, keine Koordinate
Gemerkt wird nicht eine Position auf dem Blatt, sondern wie der Wert zu finden ist: hinter einer Beschriftung, einige Zeilen darunter oder über ein Suchmuster. Verrutscht das Layout leicht, greift die Regel trotzdem.
Korrekturen lernen von allein mit
Wenn Sie bei der Prüfung einen Wert richtigstellen, entsteht daraus dieselbe Regel, ohne dass Sie etwas zusätzlich tun müssen.
Was der Import heute kann
Der Import ist Teil von calServer. Konkret:
Schon da: Hochladen einzeln und im Stapel, ein Eingangsordner, aus dem calServer die Scheine Ihres Scanners selbst abholt, Texterkennung, Auswertung per KI, Abgleich mit festen Regeln und Befundliste, Prüfansicht, Übernahme mit Kalibrierung und Kalibrierschein im Archiv, Lernen der Scheinvorlagen und ein zweiter Versuch für Scheine, die beim ersten Mal gescheitert sind. Digitale Kalibrierscheine (DCC) liest calServer direkt, ohne KI.
Gut zu wissen: Bei einem passwortgeschützten PDF reichen Sie das Passwort nach, dann läuft der Schein weiter. Ein Bildscan ohne Texterkennung fällt als nicht lesbar auf, statt dass Werte geraten werden.
Wie alle KI-Funktionen in calServer ist auch diese ab Werk aus, ändert nichts von selbst und läuft auf Wunsch mit einem Modell auf Ihrem eigenen Server. Dann verlassen die Scheine Ihrer Kunden nie das Haus.
Ohne Vorbereitung Ihrerseits
Bringen Sie fünf Ihrer Scheine mit
In der Demo lesen wir sie gemeinsam ein. Dann sehen Sie an Ihren eigenen Vorlagen, was erkannt wird und was einmal gezeigt werden muss.