Erfolgsgeschichte
Vom Wareneingang bis zur Rechnung in einem System
Wie die KSW Kalibrierservice GmbH in Berlin Excel und Einzelwerkzeuge abgelöst hat, im laufenden Betrieb und auf dem eigenen Server.
Auf einen Blick
Der Kunde
Die KSW Kalibrierservice GmbH ist eines der größten Kalibrierlabore in Berlin, mit DAkkS-Akkreditierung in mehreren physikalischen Bereichen. Mehr als 2.500 Unternehmen aus dem In- und Ausland zählen zu den Kunden. Das Labor arbeitet vor allem für Industrie, Medizintechnik und Handwerk.
Die Ausgangslage
Lager, Kundenstammdaten, Messwerte, Kalibrierscheine, Rechnungen: Für jeden Schritt gab es ein eigenes Werkzeug, allen voran Excel. Die Abläufe waren festgelegt, griffen aber nicht ineinander. Es gab mehrere Adressbestände, und änderte sich etwas am Wareneingang, mussten die Gerätedaten in der Rechnung von Hand nachgezogen werden.
Gesucht war eine gemeinsame Grundlage für alle, mit einem Auftragsablauf, den jeder schnell lernt. Die vorhandene Kalibriersoftware FLUKE MET/CAL sollte eingebunden bleiben, und die Einführung musste Schritt für Schritt im laufenden Geschäft möglich sein.
„Es gab unzählige Angebote verschiedenster ERP Systeme am Markt. Viele von ihnen waren für unsere Anforderungen zu umfangreich. Anstelle einer wuchtigen ERP-Lösung wünschten wir uns ein schlankes und nutzerfreundliches Tool, das uns die Auftragsbearbeitung erleichtert und vor allem auch unsere tägliche Arbeit in FLUKE MET/CAL integrieren kann. Hier blieb eigentlich nur calServer als Alternative.“
Jürgen Wozniak, Geschäftsführer
Die Lösung
calServer wurde gemeinsam mit KSW Funktion für Funktion an den Alltag des Labors angepasst. Ziel war ein durchgängiger Ablauf vom Wareneingang bis zum Warenausgang, ohne die Beweglichkeit zu verlieren, die ein DAkkS-Labor mit über 2.500 Kunden braucht. Aus dieser Zusammenarbeit stammen zum Beispiel ein Lieferscheinscanner und ein Bildarchiv, mit dem beschädigte Lieferungen dokumentiert werden.
„Im Auftragseingang fanden wir uns sehr schnell mit der neuen Art der Erfassung von Lieferungen und Geräten zurecht und hatten vielfältige Möglichkeiten, unsere eigenen Ideen eines schnellen Workflows einzubringen.“
Jörg Brunotte
Betrieb auf dem eigenen Server
KSW betreibt calServer auf einem eigenen Server und verwaltet ihn selbst. Daten, Datenbank und Anwendung laufen getrennt voneinander. calHelp hat den Server ausgewählt, aufgesetzt und die Dienste installiert. Die Datenbank von FLUKE MET/CAL zog dabei mit um, ein zusätzlicher Windows-Server wurde eingespart.
Einführung im laufenden Betrieb
Kunden- und Gerätedaten kamen über den automatischen Abgleich mit dem bisherigen System FLUKE METTRACK in Sekunden in calServer. Weil der Abgleich in beide Richtungen läuft, konnte das Team sofort in beiden Systemen arbeiten. Die Kalibrierscheine der letzten Jahre wurden automatisch eingelesen und den Geräten zugeordnet: tausende Dokumente an einem einzigen Arbeitstag.
„Den Umgang mit der Software haben wir uns selbst angeeignet oder uns bei Fragen direkt an calHelp gewandt. Die Daten waren sofort vorhanden und alles war einfacher wiederzufinden als am alten System. Da war es leicht, direkt loszulegen.“
Jörg Brunotte
Das Ergebnis
Heute schreibt das Team täglich Angebote, Aufträge und Rechnungen in calServer und verschickt die Dokumente direkt von dort. Offene Aufträge und anstehende Arbeiten an den Geräten hat jeder im Blick. Kunden sehen ihre Gerätedaten selbst ein, und Vertriebspartner finden ihre Aufträge im Dashboard. Listen muss dafür niemand mehr erstellen.
„Die Lösung ist für unsere Anforderungen perfekt angepasst worden. Noch dazu ist sie um einiges komfortabler als die Tools, die wir zuvor im Einsatz hatten. Jetzt könnte hier jeder sofort Angebote oder Rechnungen schreiben.“
Jürgen Wozniak, Geschäftsführer
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