Mehr Zeit zum Kalibrieren, weniger Listen

Die Ausgangslage

Das Kalibrierlabor der ifm electronic gmbh in Tettnang unterstützt die Produktion eines Großunternehmens. Für Inventar und Kalibrieraufzeichnungen nutzte das Team seit vielen Jahren FLUKE METTRACK, ein System, das in die Jahre gekommen war.

Im Labor arbeiten Techniker, keine Sachbearbeiter. Trotzdem begann jeder Monat mit Verwaltung: Abruflisten erstellen und prüfen, Statistiken füllen, Protokolle heraussuchen, Anfragen der Nutzer beantworten. Das meistgenutzte Werkzeug war Excel, gefüttert mit Exporten aus der Datenbank. Für das eigentliche Kalibrieren blieb immer weniger Zeit. Als auch kleinere Labore der Firmengruppe die Kompetenz in Tettnang nutzen wollten, war das mit dem vorhandenen Personal kaum noch zu schaffen.

„Herr Hoffmann von der ifm electronic gmbh hatte sich auf beeindruckende Art und Weise Excel-Helfer geschaffen, die meiner Meinung nach nur noch er in dieser Art und Weise bedienen konnte. Ein Export hier, der nächste dort. Der manuelle Aufwand kam mir enorm vor.“

René Buske, calHelp

Was gesucht wurde

Die Techniker wollten eine Lösung, die mit den vorhandenen Daten aus METTRACK arbeitet und die Statusverwaltung mit ihren monatlichen Abruflisten sofort selbst übernimmt. Ein späterer Wechsel auf die neuere Datenbank von FLUKE sollte möglich bleiben. Dazu kam der Wunsch, internen Kunden ihre Protokolle bereitzustellen und einzelnen Nutzern Aufgaben zu übertragen.

In einem Tag eingerichtet

Nach der Vorstellung ging es schnell. Die interne IT von ifm stellte calServer im eigenen Haus bereit, an einem Tag war das System eingerichtet. Der Abgleich mit METTRACK brachte sofort alle Daten mit.

Gemeinsam mit den Labormitarbeitern entstand eine Statuslogik: Ob ein Gerät abzurufen ist oder wieder aktiv wird, kann niemand mehr vergessen, das System erledigt es. Am Monatsanfang bekommt jede Nutzergruppe ihre Abrufliste automatisch, in ihrer eigenen Form und mit den Eskalationsstufen, die früher mühsam in Excel gepflegt wurden. Und Rückfragen zu Protokollen gibt es nicht mehr.

„Wir hatten bisher einen Protokollordner, den die IT ständig an die Freigaben der Mitarbeiter anpassen musste. Diesen konnten wir nun komplett abschaffen. Wir müssen im Labor nur noch die Kalibrierscheine speichern und fertig! Das System macht den Rest und wir können die Zugriffsrechte, wenn nötig, in der Software anpassen. Für uns hat sich der Prozess enorm vereinfacht und ist viel komfortabler als früher.“

Markus Hoffmann, Laborleitung Kalibrierlabor, ifm electronic gmbh

Von Tettnang nach Polen und Singapur

Die einfache Bedienung sprach sich im Unternehmen herum. Wie geplant pflegt inzwischen ein Labor am Standort Polen seine Prüfmittel in calServer. Ein weiteres Labor in Singapur wurde bei einem internen Audit auf das System aufmerksam und nutzt es nun ebenfalls.

„Es wäre für uns undenkbar gewesen, die Geräte des Partnerlabores mitzupflegen. Der Aufwand wäre ohne eine Cloudsoftware wie calServer viel zu hoch für uns Techniker. Nun nutzen wir das System alle, aber doch jeder für sich. Das vereinfacht gerade die Zusammenarbeit enorm.“

Markus Hoffmann, Laborleitung Kalibrierlabor, ifm electronic gmbh

Das Ergebnis

Statt jeden Monat zwei Tage Listen zu erstellen, automatisiert das Team Schritt für Schritt weiter. Als Nächstes sind die Auswertungen an der Reihe, und damit fallen weitere Excel-Listen weg. Die monatliche Unterstützung für Einrichtung und Schulung, die im Supportplan enthalten ist, nutzt ifm seit dem Start in jedem Monat.