Zeitgemäßes Labormanagement unterstützt Ihre Anwender bei der Abwicklung aller täglich anfallenden Aufgaben. Von der Lagerverwaltung, der Stammdatenpflege der Kunden, über Messwerterfassung und Zertifikaterstellung bis hin zur Rechnungserstellung und Buchführung verwendete die KSW Kalibrierservice GmbH verschiedenste Tools, aber allen voran Microsoft Excel. Die Prozesse waren standardisiert, aber griffen nicht ideal ineinander. So wurden verschiedenste Adressbestände genutzt oder Gerätedaten mussten bei angepasstem Eingang manuell in der Rechnung geändert werden.

Ein schlankes flexibles Datenmanagement zur Integration der bestehenden notwendigen Tools wie FLUKE MET/CAL und Crystal Reports sollte den Medienbruch beheben. Eine einheitliche Basis und vor allem ein für jeden leicht zu erlernender Auftragsprozess sollte den bisher sehr komplizierten Weg zur Rechnung erleichtern. Wareneingangliste, Lagerliste, Laborbegleitschein und diverse andere notwendige Tools sollten einen einheitlichen Stil bekommen und für jeden im Labor leicht einsehbar sein. Stammdaten von Prozess zu Prozess zu übertragen war mit den vorhandenen Hilfsmitteln nur kompliziert möglich und erforderte zu viel Knowhow. Es wurde aktiv nach einer Lösung gesucht, die iterativ während des laufenden Geschäftsbetriebes eingerichtet werden kann. Herr Wozniak, Geschäftsführer bei KSW Kalibrierdienste GmbH, erinnert sich zurück:  „Es gab unzählige Angebote verschiedenster ERP Systeme am Markt. Viele von ihnen waren für unsere Anforderungen zu umfangreich. Zu viele Funktionen verkomplizieren eine Einführung nur, da sie für uns nicht relevant sind. Auch stört die Funktionsflut eher, als zu helfen. Anstelle einer wuchtigen ERP-Lösung, wünschten wir uns ein schlankes und nutzerfreundliches Tool, das uns die Auftragsbearbeitung erleichtert und vor allem auch unsere tägliche Arbeit in FLUKE MET/CAL integrieren kann. Hier blieb eigentlich nur calServer als Alternative.“

Zu Projektbeginn war der calServer  noch sehr neu im Markt, die Funktionen waren bewusst auf das Datenmanagement eines Kalibrierlabores ausgerichtet. Dem Anspruch eines echten Servicemanagement wurden iterativ Funktion um Funktion für KSW angepasst und calServer an den tatsächlichem Bedarf des Labores angepasst und weiterentwickelt. Der Ansatz war nicht noch eine Software zu schaffen, die 'alles an Bord' hat, sondern die Lösung eines jeden Prozesses im Arbeitsalltag der Kalibriertechniker und Auftragsbearbeiter in calServer zu integrieren. Die einfache intuitive Bedienoberfläche half hier einen einheitlichen Workflow vom Wareneingang zum Warenausgang zu schaffen, ohne die notwendige Flexibilität eines DAkkS Labores mit über 2500 Kunden zu verlieren oder Schritte außen vor lassen zu müssen.

„Im Auftragseingang fanden wir uns sehr schnell mit der neuen Art der Erfassung von Lieferungen und Geräten zurecht und hatten vielfältige Möglichkeiten unsere eigenen Ideen eines schnellen Workflows einzubringen. So wurde ein direkter Lieferscheinscanner und ein Bildarchiv zum Dokumentieren von defekten Lieferungen in direkter Zusammenarbeit mit calHelp umgesetzt.” [ Jörg Brunotte (KSW Kalibrierdienste GmbH)]

Auf der Suche nach einer geeigneten Lösung für den Betrieb des calServer setzte KSW Kalibrierdienste GmbH auf die Enterprise Variante des Systems. Ein eigener Server, in kompletter Eigenregie administriert, arbeitet mit 3 virtuellen Maschinen, die eine Trennung von Daten, Datenbank und Cloudservice des calServer Systems gewährleisten und damit einen sicheren, wartungsarmen und störungsfreien Betrieb gewährleisten. CalHelp übernahm die Auswahl, das Aufsetzen des Servers unter VMWare und die Installation der Services. Hierbei wurde die Fluke Metbase Datenbank ebenfalls in einen stabileren Container überführt, um zusätzlich einen sonst notwendigen eigenständigen Windows Server einzusparen.

Kurz nachdem die Entscheidung für calServer gefallen war, galt es zunächst die Kunden- und Produktdaten sowie die Zertifikate der letzten Jahre einzupflegen. Kunden- und Produktdaten lieferte die automatische Synchronisation mit dem alten FLUKE METTRACK System in Sekunden und da der Abgleich in beide Richtungen funktioniert, konnte sofort in beiden Systemen nach Wunsch gearbeitet werden. Die Dokumente wurden in nur einem Arbeitstag durch den automatischen Einlesemechanismus in das calServer Dokumentenmanagement übernommen. KSW hatte die Dokumente logisch mit einem der Datenbank zuordenbaren Namen gespeichert, der im calServer nur parametriert werden musste. Tausender Dokumente waren nach nur einem Arbeitstag integriert und automatisch zugeordnet.

Jörg Brunotte erinnert sich an die ersten Wochen mit der neuen Cloud-Lösung zurück:

„Den Umgang mit der Software haben wir uns selbst angeeignet oder uns bei Fragen direkt an calHelp gewandt. Die Daten waren sofort vorhanden und alles war einfacher wiederzufinden als am alten System. Da war es leicht direkt los zu legen“
CRM-System und Auftragswesen innerhalb einer Software-Lösung – das hatte sich KSW versprochen und wurde nicht enttäuscht. Die Funktionen im Auftragswesen nutzen wir seit Start des calServer täglich. Nach unseren wöchentlichen Feedback-Gesprächen mit calHelp, wurde die Lösung mehr und mehr an die speziellen Bedürfnisse von uns Dienstleistern angepasst. Diese konsequente Umsetzung unserer Wünsche hat uns sehr gut gefallen.“

Kundenmodul und Auftragswesen in einem, war der Wunsch der Geschäftsführung bei KSW. Durch das integrierte, sehr feine Rollenmanagement, war vom Start des Systems diese Möglichkeit vorhanden. Nach und nach wurden Kunden frei geschaltet, um Ihre Gerätedaten einzusehen und auf Wunsch selbst zu bearbeiten. So konnte auch von Beginn an die Kommunikation mit den eigenen Vertriebspartnern vereinfacht werden. Diese können nun einfach im Dashboard Ihre Aufträge ansehen und benötigen keine Listen mehr, um deren Erstellung sich nun auch niemand bei KSW mehr kümmern muss.

„Die Lösung ist für unsere Anforderungen perfekt angepasst worden. Noch dazu ist sie um einiges komfortabler als die Tools, die wir zuvor im Einsatz hatten. Damals haben uns die vielen nicht optimiert zusammenarbeitenden Schritte eher behindert, da sie viel Erfahrung und Einarbeitung voraussetzten. Jetzt könnte hier jeder sofort Angebote oder Rechnungen schreiben.“ [Jürgen Wozniak | Geschäftsführer KSW Kalibrierservice GmbH]

Mittlerweile erstellt das Team von KSW täglich Angebote, Aufträge oder Rechnungen mit calServer und schickt die Dokumente direkt aus der eigenen Cloud heraus an Kunden und Geschäftspartner. Dabei haben sie die offenen Aufträge und zu erledigenden Services an den Geräten immer im Blick. „Es ist sehr praktisch, alle erforderlichen Schritte in einer Software unternehmen zu können. Ob ich gerade ein Angebot erstelle, einen Kalibrierschein versende oder bezahlte Rechnungen und externe Dokumente einpflege – ich bleibe immer in der calServer-Lösung“, erklärt Jürgen Wozniak. Bei all diesen Arbeitsschritten denkt calServer mit – denn die Module sind untereinander verknüpft. So ist unter anderem der Zugriff auf die Kunden- und Gerätedatenbank bei jeder Aktion möglich. Für das Team bei KSW ist calServer fester Bestandteil Ihrer täglichen Arbeit geworden.